Après réception de tous les commentaires et, si nécessaire, après plusieurs consultations, la division Mécanisme des plaintes de la BEI dresse un état final des conclusions qui est envoyé aux directeurs généraux concernés. Ces derniers ont alors 10 jours ouvrables pour fournir à l'inspecteur général la réponse officielle de leurs services.

Cette contribution est transmise au Comité de direction, qui communique ensuite, sa propre réponse dans les 10 jours ouvrables.

L'inspecteur général peut alors demander à la division Mécanisme des plaintes de revoir son état des conclusions.

L'état des conclusions est ensuite signé par le chef de la division Mécanisme des plaintes et par l'agent qui a traité la plainte.

Après cette étape, l'inspecteur général de la BEI renvoie au Comité de direction, pour décision, l'état des conclusions de la division Mécanisme des plaintes et, le cas échéant, la réponse des services. S'il n'y a aucun désaccord entre les départements concernés de la BEI, et uniquement dans ce cas, ces documents seront envoyés au Comité de direction pour information.

Le Comité de direction décide si la réponse des services doit être jointe à l'état des conclusions (sans préjudice des dispositions de la politique de transparence de la BEI).

La réponse définitive est adressée au plaignant par lettre du secrétaire général de la BEI communiquant la position finale de la BEI accompagnée de l'état des conclusions de la division Mécanisme des plaintes. La réponse des services est éventuellement jointe à cette lettre, en fonction de la décision du Comité de direction en la matière.