1. Description de l’opération de traitement
La présente déclaration de confidentialité fournit des informations concernant le traitement des données à caractère personnel effectué par la Banque européenne d’investissement (la « BEI » ou la « Banque ») dans le cadre de l’examen des plaintes relatives aux marchés publics ; lesdites plaintes sont examinées par le Comité de la BEI chargé du traitement des plaintes concernant la passation des marchés (CPPM) et sont reçues et traitées par son secrétariat.
Dans le cadre de ces activités, la BEI traite des données à caractère personnel. Ces données à caractère personnel peuvent concerner des personnes qui partagent leurs données à caractère personnel en tant que plaignantes ou en tant que représentantes d’entités qui déposent une plainte liée à la passation de marchés. Il peut s’agir de toute partie ayant (eu) un intérêt dans l’obtention d’un marché donné et qui a été ou risque d’être lésée par une irrégularité supposée vis-à-vis du Guide de passation des marchés (disponible à l’adresse : https://www.eib.org/publications/guide-to-procurement).
2. Base juridique et responsable du traitement
Les données à caractère personnel sont traitées par la BEI, aussi dénommée « responsable du traitement », conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE.
Conformément à l’article 309 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, la Banque européenne d’investissement a pour mission de contribuer, en faisant appel aux marchés des capitaux et à ses ressources propres, au développement équilibré et sans heurt du marché intérieur dans l’intérêt de l’Union.
Le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour que la BEI puisse mener à bien ses missions d’intérêt public dans le cadre de l’activité et du fonctionnement du CPPM de la Banque. Dans certains cas, ce traitement est également requis pour que la BEI puisse se conformer à ses obligations légales. En général, le consentement n’est pas la base juridique justifiant le traitement de vos données à caractère personnel effectué par la Banque. Si la Banque propose de se fonder sur votre consentement, elle l’indique clairement le moment venu.
3. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?
La BEI traite vos données à caractère personnel dans la mesure de ce qui est légitimement nécessaire pour pouvoir mener et gérer l’activité du CPPM de manière raisonnable et appropriée et conformément à la législation et à la réglementation en vigueur. Nous collectons et traitons des données à caractère personnel dans le cadre du traitement des demandes d’information et des plaintes concernant la passation de marchés conformément à la mission du CPPM et de son secrétariat. Plus précisément, nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :
- le traitement de la correspondance reçue par l’intermédiaire de la boîte aux lettres des plaintes concernant la passation des marchés et d’autres points d’entrée ;
- la vérification des plaintes afin de déterminer si elles sont recevables et relèvent de la compétence du CPPM ;
- la tenue d’un répertoire complet et précis (Microsoft Outlook, système de gestion des documents GED et disques durs locaux) de l’ensemble de la documentation et des courriels pertinents en rapport avec les plaintes concernant la passation des marchés reçues via la boîte aux lettres générique (qu’il s’agisse de plaintes dans le cadre de la passation des marchés ou non) ;
- la communication aux membres et aux participants du CPPM (experts, observateurs, secrétariat, etc.) d’une série de données à caractère personnel aux fins des objectifs fondamentaux du CPPM, à savoir le traitement des plaintes ;
- les délibérations écrites ou orales du CPPM ; les membres et les participants du CCPM peuvent également mentionner des données à caractère personnel si cela s’avère nécessaire au cours de l’examen d’une affaire et aux fins de l’examen, des délibérations et des décisions du CPPM ;
- le processus d’approbation des décisions du CPPM par les instances dirigeantes et de contrôle de la BEI.
4. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par la BEI ?
Nous recueillons et traitons des données à caractère personnel – telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse électronique des personnes – aux fins du traitement des demandes d’information et des plaintes concernant la passation de marchés conformément à la mission du CPPM et de son secrétariat. Nous collectons et traitons uniquement les données à caractère personnel communiquées en lien avec des plaignants et (ou) soumissionnaires ou des candidats et éventuellement leur personnel, leurs sous-traitants et le personnel des sous-traitants (personnes physiques), les personnes physiques mentionnées dans les références, telles que :
- les données d’identification, par exemple le nom complet ;
- le poste et la fonction dans l’entreprise ;
- les coordonnées, par exemple l’adresse électronique, le numéro de téléphone professionnel/mobile, le numéro de télécopieur, l’adresse postale, l’entreprise et le service, le pays de résidence, l’adresse internet ;
- éventuellement des données financières, par exemple le compte bancaire (codes IBAN et BIC), le numéro de TVA ;
- des informations permettant d’évaluer les critères de sélection, d’attribution ou d’admissibilité des procédures de passation de marchés, par exemple le niveau d’expertise, les compétences techniques, les aptitudes linguistiques, le niveau de formation (y compris éventuellement les CV du personnel clé), l’expérience professionnelle incluant des précisions sur l’emploi actuel et passé, des résultats de tests ;
- des informations relatives aux critères d’admissibilité, d’attribution ou de sélection des procédures de passation de marchés, par exemple les déclarations sur l’honneur et autres déclarations, les attestations de versement des cotisations de sécurité sociale et de paiement d’impôts, les extraits de casier judiciaire et toute autre information nécessaire à l’examen d’une plainte donnée.
5. Comment la BEI obtient-elle vos données à caractère personnel ?
Nous pouvons obtenir vos données personnelles directement auprès de vous (ou d’une personne morale ou d’une organisation que vous représentez ou à laquelle vous êtes associé(e)), ou auprès d’un intermédiaire participant à l’opération. Si vous êtes une personne physique bénéficiaire (ou un bénéficiaire effectif d’un bénéficiaire ou une autre personne clé associée à un bénéficiaire), il se peut que la BEI collecte également certaines informations vous concernant à partir de listes de sanctions internationales et d’autres sources accessibles au public.
6. À qui vos données sont-elles communiquées ?
Il se peut que nous transmettions vos données à caractère personnel :
- en interne, aux services compétents de la BEI, y compris aux conseils juridiques et (ou) aux instances dirigeantes et de contrôle de la BEI ;
- à la personne morale, à l’organisation (le cas échéant) à laquelle vous êtes associé(e) ;
- aux autres institutions de l’UE (y compris la Commission européenne et la Cour des comptes européenne) ;
- aux prestataires de services qui détiennent et traitent vos données à caractère personnel en notre nom, dans des conditions de confidentialité et de sécurité strictes.
7. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous conservons vos données le temps strictement nécessaire aux fins décrites dans la présente déclaration de confidentialité. Pour de plus amples informations sur la période pendant laquelle nous conservons vos données, veuillez nous contacter (voir la section « Nous contacter » ci-dessous).
8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
Vos droits sont énoncés dans le règlement (UE) 2018/1725.
Vous êtes en droit de nous demander i) de vous fournir une copie de vos données à caractère personnel ; ii) de corriger vos données à caractère personnel ; iii) d’effacer vos données à caractère personnel ; ou iv) de limiter notre traitement de vos données à caractère personnel. Vous pouvez également vous opposer à ce que nous traitions vos données à caractère personnel.
Vous pouvez à tout moment déposer une plainte concernant notre traitement de vos données à caractère personnel auprès du Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) si vous estimez que vos droits au titre du règlement (UE) 2018/1725 ont été violés en conséquence du traitement de vos données à caractère personnel par la BEI.
9. Nous contacter
Si vous vous interrogez quant au traitement de vos données à caractère personnel ou souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez nous contacter à l’adresse procurementcomplaints@eib.org ou contacter le délégué à la protection des données de la BEI, M. Pelopidas Donos, par courriel à l’adresse p.donos@eib.org ou par courrier postal à l’adresse suivante :
M. Pelopidas Donos
Banque européenne d’investissement
98-100 boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxembourg (Grand-Duché de Luxembourg)