Déclaration de confidentialité relative au Mécanisme de traitement des plaintes du Groupe BEI

1.  Description de l’opération de traitement

La présente déclaration de confidentialité fournit des informations concernant le traitement de données à caractère personnel effectué par la Banque européenne d’investissement (la « BEI » ou la « Banque ») lors de la prise en compte de plaintes pour mauvaise administration déposées à l’encontre du Groupe BEI auprès du Mécanisme de traitement des plaintes du Groupe BEI conformément à la politique et aux procédures applicables. La présente déclaration concerne également le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la coordination des réponses de la BEI au Médiateur européen dans le cas de plaintes à l’encontre du Groupe BEI portées devant le Médiateur européen. Le traitement auquel se réfère la présente déclaration est effectué par la division Mécanisme de traitement des plaintes de l’Inspection générale.

Dans le cadre de son activité, cette division traite des données à caractère personnel. Ces données peuvent renvoyer à des personnes qui les partagent en tant que plaignantes, agissant pour le compte d’entités déposant la plainte ou s’estimant touchées par la prétendue mauvaise administration. Les données à caractère personnel peuvent également renvoyer à des membres du personnel du Groupe BEI concernés par la plainte, à des personnes agissant pour le compte du promoteur, de l’emprunteur, du bénéficiaire final ou de toute autre autorité internationale, nationale ou locale interagissant avec le Groupe BEI aux fins de l’enquête. Enfin, les données à caractère personnel peuvent se rapporter à des experts externes et à des prestataires de services travaillant pour le compte de la BEI ou de tiers. 

2.  Base juridique et responsable du traitement

Les données à caractère personnel sont traitées par la BEI ou le responsable du traitement conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE.
Conformément à l’article 309 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, la Banque européenne d’investissement a pour mission de contribuer, en faisant appel aux marchés des capitaux et à ses ressources propres, au développement équilibré et sans heurt du marché intérieur dans l’intérêt de l’Union.
Le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour que la BEI puisse mener à bien ses missions d’intérêt public et pour que l’activité et le fonctionnement du Mécanisme de traitement des plaintes du Groupe BEI soient conformes à la politique et aux procédures de traitement des plaintes de celui-ci. Dans certains cas, ce traitement est également requis pour que la BEI puisse se conformer à ses obligations légales. En général, le consentement n’est pas la base juridique justifiant le traitement de vos données à caractère personnel effectué par la Banque. Si la Banque propose de se fonder sur votre consentement, elle l’indique clairement le moment venu.

3.  Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

La division Mécanisme de traitement des plaintes traite vos données à caractère personnel dans la mesure de ce qui est raisonnablement nécessaire afin de pouvoir prendre en compte les plaintes, de manière raisonnable et appropriée, conformément au cadre réglementaire en vigueur. Nous recueillons et traitons des données à caractère personnel dans le cadre de la prise en compte des plaintes déposées auprès du Mécanisme de traitement des plaintes du Groupe BEI. Plus précisément, nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

• le traitement de la correspondance reçue par l’intermédiaire de la boîte aux lettres des plaintes et d’autres points d’entrée ;
• la vérification des plaintes afin de déterminer si elles sont recevables et relèvent de la compétence de la division Mécanisme de traitement des plaintes ;
• la tenue d’un répertoire complet et précis (Microsoft Outlook, système de gestion des documents GED et disques durs locaux) de toute la documentation et des courriels électroniques pertinents en rapport avec les plaintes reçues par la division Mécanisme de traitement des plaintes ;
• la communication d’une série de données à caractère personnel pertinentes pour le traitement de la plainte aux entités suivantes :  
  • experts externes et prestataires de services travaillant pour le compte de la division Mécanisme de traitement des plaintes
  • services concernés du Groupe BEI
  • promoteurs/emprunteurs/intermédiaires financiers/bénéficiaires finals ou toute autre autorité internationale/nationale/locale interagissant avec le Groupe BEI
  • institutions/organes de l’Union européenne ou organisations internationales (par exemple, le Médiateur européen)
• l’information du personnel de la BEI chargé d’autres activités d’enquête et (ou) du personnel d’autres mécanismes de recours indépendants en cas de plaintes liées à un projet cofinancé par le Groupe BEI et d’autres institutions financières bilatérales ou multilatérales ;
• l’obtention de l’approbation des instances dirigeantes compétentes de la BEI en ce qui concerne la réponse du Groupe BEI à la plainte.

4.  Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Nous recueillons et traitons des données à caractère personnel – telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l’adresse électronique des personnes – aux fins du traitement des plaintes conformément à la politique et aux procédures de traitement des plaintes du Groupe BEI. Nous recueillons et traitons uniquement les données à caractère personnel communiquées en lien avec la plainte. Il s’agit notamment des informations suivantes :

• les données d’identification, par exemple le nom complet, les références de la pièce d’identité ;
• le poste ou la fonction occupés au sein d’une entreprise/organisation de la société civile/entité publique ;
• les coordonnées, par exemple l’adresse électronique, le numéro de téléphone professionnel/mobile, le numéro de télécopieur, l’adresse postale, l’entreprise et le service (le cas échéant), le pays de résidence, l’adresse internet ;
• pour les plaintes concernant des procédures de recrutement : des informations permettant d’évaluer la sélection ou les critères d’admissibilité, par exemple le niveau d’expertise, les aptitudes linguistiques, le niveau d’études, l’expérience professionnelle incluant des précisions sur l’emploi actuel et passé, des résultats de tests ;
• pour les plaintes concernant les incidences sociales des opérations du Groupe BEI ou des discriminations : des informations sur l’origine raciale et (ou) ethnique des personnes, l’appartenance politique, les convictions religieuses, des données relatives à la santé, au genre ou à l’orientation sexuelle des personnes ; les certificats de propriété.

Les rapports établis par la division Mécanisme de traitement des plaintes (rapports d’évaluation initiale, états des conclusions, rapports de médiation) qui sont partagés avec des tiers autres que le plaignant et publiés sur le site web de la BEI ne contiennent pas de données à caractère personnel.

5.  Où obtenons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous pouvons obtenir vos données à caractère personnel directement auprès de vous (ou d’une entité juridique ou d’une organisation que vous représentez ou à laquelle vous êtes associé(e)), ou de l’une des parties prenantes externes qui interagissent avec le Groupe BEI aux fins de l’enquête (voir le point 3). Dans le cadre de l’enquête, nous pouvons également recueillir des informations sur vous et sur les préoccupations soulevées dans la plainte auprès de sources accessibles au public (par exemple, un blog, un article de presse).

6.  À qui vos données sont-elles transmises ?

Il se peut que nous transmettions vos données à caractère personnel :

• aux prestataires de services qui détiennent et traitent vos données à caractère personnel en notre nom, dans des conditions de confidentialité et de sécurité strictes ;
• aux services compétents du Groupe BEI, notamment à ses services juridiques et (ou) aux instances dirigeantes et de contrôle du Groupe BEI ;
• à l’entité légale, à l’organisation (le cas échéant) à laquelle vous êtes associé(e) ;
• à d’autres institutions européennes (notamment à la Commission européenne et au Médiateur européen) ou à des organisations internationales ;
• au personnel d’autres mécanismes de recours indépendants en cas de plaintes liées à un projet cofinancé par le Groupe BEI et d’autres institutions financières bilatérales ou multilatérales ;
• à des promoteurs/emprunteurs/intermédiaires financiers/bénéficiaires finals ou à toute autre autorité internationale/nationale/locale interagissant avec le Groupe BEI et (ou) avec la division Mécanisme de traitement des plaintes aux fins de l’enquête.

7.  Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données le temps strictement nécessaire aux fins décrites dans la présente déclaration de confidentialité. Pour de plus amples informations sur la période pendant laquelle nous conservons vos données, veuillez nous contacter (voir la section « Nous contacter » ci-dessous).

8.  Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Vos droits sont énoncés dans le règlement (UE) 2018/1725.
Vous êtes en droit de nous demander i) de vous fournir une copie de vos données à caractère personnel ; ii) de corriger vos données à caractère personnel ; iii) d’effacer vos données à caractère personnel ; ou iv) de limiter notre traitement de vos données à caractère personnel. Vous pouvez également vous opposer à ce que nous traitions vos données à caractère personnel.
Vous pouvez à tout moment déposer une plainte concernant notre traitement de vos données personnelles auprès du Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) si vous estimez que vos droits au titre du règlement (UE) 2018/1725 ont été violés en conséquence du traitement de vos données personnelles par le Groupe BEI.

9.  Nous contacter

Si vous vous interrogez quant au traitement de vos données à caractère personnel ou souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez nous contacter à l’adresse complaints@eib.org ou contacter le délégué à la protection des données de la BEI, M. Pelopidas Donos, par courrier électronique à l’adresse p.donos@eib.org ou par courrier postal à l’adresse suivante :
M. Pelopidas Donos
Banque européenne d’investissement
98-100 Boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxembourg (Grand-Duché de Luxembourg)

Politiques en matière de confidentialité et de données