1. Introduction
La Banque européenne d’investissement (ci-après la « BEI ») s’engage à protéger les données à caractère personnel. Elle collecte et traite ultérieurement les données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE (ci-après le « RGPD-UE »).
La présente déclaration relative à la protection des données explique la raison du traitement de toutes les données à caractère personnel, leur mode de collecte et de traitement, et la manière dont leur protection est garantie. En outre, cette déclaration explique les modalités d’utilisation des informations et les droits dont disposent les personnes concernées pour ce qui est de leurs données à caractère personnel.
Les informations relatives à l’opération de traitement des données effectuée par la BEI concernant la gestion des actifs informatiques pour les arrivées, les départs et les transferts sont présentées ci-dessous.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données est le service d’assistance informatique - division Opérations et centre de services (GIS/P&S/OSDK/-/-) de la Banque européenne d’investissement (ci-après la « BEI »).
3. Finalité du traitement des données
La présente déclaration relative à la protection des données fournit des informations concernant le traitement des données à caractère personnel effectué par la BEI dans le cadre de la gestion de la remise ou de la restitution d’actifs informatiques lors de l’entrée en fonction, du départ ou en cas d’absence prolongée ou de congé de maladie d’un membre du personnel. Ce traitement de données permet aux services informatiques de prendre contact avec les membres du personnel interne et externe (en particulier les personnes basées hors du Luxembourg ou absentes pour raisons médicales) afin de garantir la remise et la restitution en temps utile des équipements qui sont mis à leur disposition. La BEI accomplit ces tâches dans l’exercice des compétences qui lui sont conférées par les traités et par ses statuts.
Elle traite les données à caractère personnel en vue de gérer les actifs informatiques pour les arrivées, les départs et les transferts de manière raisonnable et appropriée, conformément à la législation et à la réglementation en vigueur. Le traitement des données à caractère personnel s’effectue conformément au règlement (UE) 2018/1725 du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes, bureaux et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE (ci-après le « RGPD-UE »).
Dans le cadre de la gestion des actifs informatiques pour les arrivées, les départs et les transferts la BEI traite les données à caractère personnel aux fins suivantes, telles que décrites dans les registres : La BEI traite les données à caractère personnel aux fins de la gestion de la remise ou de la restitution d’actifs informatiques lors de l’entrée en fonction ou du départ, dans le cadre d’un régime individuel de télétravail ou en cas d’absence prolongée ou de congé de maladie d’un membre du personnel. Ce traitement de données permet aux services informatiques de prendre contact avec les membres du personnel interne et externe (en particulier les personnes basées hors du Luxembourg ou absentes pour raisons médicales) afin de garantir la remise et la restitution en temps utile des équipements qui sont mis à leur disposition.
Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la gestion des actifs informatiques pour les arrivées, les départs et les transferts n’implique pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris pour le profilage.
4. Base juridique du traitement
Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la gestion des actifs informatiques pour les arrivées, les départs et les transferts repose sur les bases juridiques suivantes : l'intérêt du public et le consentement des personnes concernées.
5. Catégories de personnes concernées
Les catégories suivantes de personnes sont ou peuvent être concernées par le traitement visé au point 2 : des membres du personnel désignés de la BEI et du FEI, les externes.
6. Données à caractère personnel traitées par la BEI
La BEI traite les catégories de données à caractère personnel suivantes : nom et coordonnées.
7. Sources des données à caractère personnel traitées par la BEI
Les données à caractère personnel sont obtenues directement auprès des personnes concernées.
8. Destinataires des données à caractère personnel
La BEI peut être amenée à transmettre des données à caractère personnel aux destinataires suivants :
- tous les membres de l'unité IS/P&S/OSDK/SDK/ ;
- l’unité du service de courrier de la BEI ;
- le prestataire de services.
9. Transfert vers des pays tiers
Les données à caractère personnel ne sont pas transférées à des entités établies à l’extérieur de l’UE ou de l’Espace économique européen.
10. Durée de conservation par la BEI des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées dès la création de la notification du départ de l’utilisateur dans le système et jusqu’à la réception des appareils informatiques dans le stock informatique.
11. Droits des personnes concernées et modalités pour les exercer
- Les droits des personnes concernées sont ceux énoncés dans les chapitres III à V du RGPD-UE, à savoir :
- les personnes concernées ont le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que leurs données à caractère personnel font ou ne font pas l’objet d’un traitement et, le cas échéant, d’accéder à ces données en contactant le responsable du traitement ou via le délégué à la protection des données de la BEI (droit d’accès) ;
- les personnes concernées ont le droit de demander au responsable du traitement de corriger des données inexactes et (ou) de compléter des données (droit de rectification) ;
- les personnes concernées ont le droit de demander au responsable du traitement l’effacement de leurs données à caractère personnel conformément à l’article 19 du RGPD-UE (droit à l’oubli) ;
- les personnes concernées ont le droit de demander au responsable du traitement de limiter le traitement de leurs données à caractère personnel (droit à la limitation du traitement) dans les cas suivants :
- i) si elles contestent l’exactitude de leurs données ;
- ii) si le traitement des données est illicite, mais qu’elles s’opposent à leur effacement ;
- iii) si le responsable du traitement n’a plus besoin des données aux fins du traitement, mais que la personne concernée en a encore besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou
- iv) si les personnes concernées se sont opposées au traitement de leurs données et la BEI cherche à établir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur leur droit à la limitation du traitement ;
- les personnes concernées ont le droit de s’opposer au traitement des données à caractère personnel pour des raisons tenant à leur situation particulière, à moins que la BEI ne démontre l’existence de motifs légitimes impérieux pour le traitement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (droit d’opposition) ;
- les personnes concernées ont le droit de recevoir de la BEI, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données à caractère personnel les concernant, afin de leur permettre de transmettre ces données à un(e) autre responsable de traitement sans entrave de la part de la BEI (droit à la portabilité des données) ;
- lorsque la base juridique du traitement est le consentement, les personnes concernées ont le droit de retirer leur consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci (droit au retrait du consentement) ;
- les personnes concernées ont le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès du contrôleur européen de la protection des données (edps.europa.eu) (droit de réclamation).
12. Contact
Si les personnes concernées ont des questions quant au traitement de leurs données à caractère personnel ou souhaitent exercer l’un des droits décrits ci-dessus, elles peuvent contacter la direction Systèmes d’information Groupe BEI à l’adresse d.kampranis@eib.org, la division pour les arrivées, les départs et les transferts à l’adresse jlt-imac@eib.org ou le délégué à la protection des données de la BEI, Pelopidas Donos, par courrier électronique à l’adresse p.donos@eib.org ou par courrier postal à l’adresse suivante :
Pelopidas Donos - Banque européenne d’investissement
98-100, boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxembourg (Grand-Duché de Luxembourg)