Déclaration relative à la protection des données dans le cadre des enquêtes menées par la division Enquêtes

1. Responsable du traitement des données

La présente déclaration relative à la protection des données précise la finalité du traitement effectué par la division Enquêtes du Groupe BEI (« IG/IN ») (ci-après la « BEI » ou « nous ») dans le cadre d’enquêtes visant à rechercher et à prévenir des faits de fraude, de corruption et de toute autre manœuvre interdite portant atteinte aux activités du Groupe BEI.

Dans le cadre de cette activité, le traitement des données à caractère personnel n’implique aucune décision fondée sur un traitement automatisé, y compris pour le profilage.

2. Finalité du traitement des données

La présente Déclaration relative à la protection des données précise la finalité du traitement effectué par la BEI dans le cadre d’enquêtes sur des manœuvres interdites et d’autres types de fautes. La BEI accomplit des tâches dans l’exercice des compétences qui lui sont conférées par les traités et par ses statuts.

La BEI traite vos données à caractère personnel dans la mesure de ce qui est nécessaire afin de pouvoir mener et gérer les enquêtes de manière raisonnable et appropriée, conformément à la législation et à la réglementation en vigueur. Le traitement des données à caractère personnel s’effectue conformément au règlement (UE) 2018/1725 du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE (ci-après le « RGPD-UE »).

Plus précisément, la BEI traite les données à caractère personnel dans le contexte suivant : IG/IN examine les allégations crédibles de manœuvres interdites dans le cadre des opérations financées par le Groupe BEI et peut procéder à des analyses préventives d’intégrité (API) de toute opération ou activité du Groupe BEI, tel que défini dans la politique antifraude du Groupe BEI. Sur demande, IG/IN réalise des enquêtes internes sur des violations présumées du Code de conduite du personnel du Groupe BEI et de la Politique en matière de dignité de la personne au travail du Groupe BEI. IG/IN mène ses enquêtes conformément aux procédures d’enquête du Groupe BEI. Les enquêtes conduites par IG/IN sont de nature administrative.

3. Base juridique du traitement

La base juridique de l’opération de traitement est :

l’article 325 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE) ;
l’article 18 des statuts de la BEI et les articles 2 et 28 des statuts du FEI ;
le règlement du Conseil (UE, Euratom) 2018/1046 du 18 juillet 2018 ;
la décision du Conseil des gouverneurs de la BEI du 27 juillet 2004 portant sur la coopération de la BEI avec l’OLAF ;
la Politique antifraude du Groupe BEI ;
la Charte de la division du Groupe BEI chargée des enquêtes sur les fraudes.

Parmi les autres politiques pertinentes de la BEI, figurent :

4. Catégories de personnes concernées

Les catégories suivantes de personnes physiques (personnes concernées) sont/peuvent être concernées par le traitement visé au point 2 ci-dessus :

Personnes concernées : - les personnes impliquées dans une affaire faisant l’objet d’une enquête ou d’une API par la BEI ; - les personnes ayant un lien avec la personne désignée dans le cadre d’une enquête menée par le Groupe BEI ; - les personnes enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion (EDES) de la Commission européenne.

Autres catégories de personnes concernées : - les promoteurs, emprunteurs, entrepreneurs, fournisseurs, bénéficiaires, consultants, intermédiaires, agents, conseillers ou autres parties intéressées dans le cadre d’un projet financé par le Groupe BEI et les entités affiliées aux personnes susmentionnées ; - les soumissionnaires, entrepreneurs, fournisseurs, prestataires de services et autres personnes ou entités auxquels le Groupe BEI fait appel pour son propre compte, ainsi que leurs sous-traitants éventuels ; et - les membres des instances dirigeantes et du personnel du Groupe BEI.

5. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par la BEI ?

Dans le cadre de ses enquêtes, IG/IN recueille des données d’identification, des données professionnelles et des données relatives au rôle joué dans l’affaire. Ces données sont susceptibles d’être utilisées pour évaluer les signalements de manœuvres interdites et déterminer s’il y a eu comportement répréhensible ou faute. Elles peuvent également être utilisées à des fins de contact.

Plus précisément, les catégories de données traitées peuvent inclure :

des données relatives à l’identification de la personne concernée ;
des données relatives à l’implication dans l’affaire, comme les allégations, le résumé des faits et les éléments de preuve liés à la manœuvre interdite ou à une autre faute impliquant la personne concernée, des déclarations et procès-verbaux faits par des personnes dans le contexte d’une enquête ou d’une API ou attribués à ces dernières, des communications ou notes mentionnant la personne concernée en lien avec les faits faisant l’objet de l’enquête, des informations concernant des relations personnelles ;
des données à caractère professionnel comme les postes occupés, les fonctions et les employeurs d’une personne (actuels et passés) ;
toute décision d’exclusion relative à la personne faisant l’objet de l’enquête et toute référence à l’autorité qui a rendu ladite décision d’exclusion.

6. Comment la BEI obtient-elle vos données à caractère personnel ?

Les données pourront être recueillies sur la base d’un signalement d’un membre du personnel du Groupe BEI ou d’un informateur extérieur, y compris une source anonyme ou confidentielle, sur la base d’une information mise à la disposition du public et dans le cadre d’une API, comme prévu aux articles 62 et 63 de la Politique antifraude du Groupe BEI. Les données pourront être recueillies par tous les moyens prévus dans la Politique antifraude du Groupe BEI, notamment l’accès à tout information, document ou local du Groupe BEI et (ou) des projets financés par le Groupe BEI, et par toute demande orale de renseignement à toute personne concernée.

7. À qui vos données sont-elles communiquées ?

Le personnel responsable d’IG/IN a accès à vos données.

En outre, vos données peuvent être transmises à des personnes désignées au sein du Groupe BEI, des institutions, organes, bureaux et agences de l’UE, des organisations internationales et (ou) des autorités compétentes des États membres, des pays candidats ou des pays tiers, de sorte que l’enquête soit conduite de manière appropriée et conforme aux articles 4 à 6, aux articles 9 à 11, et aux articles 47 à 50 du règlement (UE) 2018/1725.

Les autorités prévues par la loi (Parquet européen, OLAF, Cour des comptes européenne, Contrôleur européen de la protection des données, Médiateur européen, Cour de justice de l’Union européenne, juridictions nationales) peuvent se voir transmettre toute donnée collectée ou y accéder. Les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir des données à caractère personnel dans le cadre d’une enquête spécifique conformément au droit de l’Union ou au droit d’un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires. Le traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement.

IG/IN est tenue d’informer individuellement les personnes pertinentes dans le cadre de ses enquêtes : informateurs, témoins et personnes concernées. Pour toutes les autres personnes concernées, l’obligation est respectée en publiant l’avis relatif à la confidentialité sur le web.

8. Transfert vers des pays tiers

Vos données peuvent être communiquées à des entités établies en dehors de l’UE ou de l’Espace économique européen conformément au point 7 ci-dessus, les garanties suivantes étant mises en place :

dérogations et (ou) protocoles d’accord entre la BEI et des pays tiers (règlement (UE) 2018/1725, articles 47, 48 et 50, paragraphe 1, points d) et e)).

9. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données uniquement le temps strictement nécessaire aux fins décrites dans la présente déclaration relative à la protection des données, conformément aux politiques pertinentes. Vos données à caractère personnel peuvent être conservées dans les dossiers d’IG/IN pendant une durée de cinq années au minimum et jusqu’à dix ans au maximum à compter de la clôture de l’enquête. Si les allégations ne sont pas fondées, vos données à caractère personnel ne pourront pas être conservées plus de cinq ans à compter de la clôture de l’affaire.

10. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Vos droits sont ceux énoncés dans les chapitres III à V du RGPD-UE, à savoir :

le droit d’obtenir de la personne responsable du traitement la confirmation que vos données à caractère personnel font ou ne font pas l’objet d’un traitement et, le cas échéant, d’accéder à ces données en contactant la personne responsable du traitement ou en vous adressant au/à la délégué(e) à la protection des données de la BEI (droit d’accès) ;
le droit de demander à la personne responsable du traitement de rectifier des données inexactes et (ou) de compléter des données incomplètes (droit de rectification) ;
le droit de demander à la personne responsable du traitement l’effacement de vos données à caractère personnel conformément à l’article 19 du RGPD-UE (droit à l’oubli) ;
le droit de demander à la personne responsable du traitement de limiter le traitement de vos données à caractère personnel (droit à la limitation du traitement) dans les cas suivants :
- i) si vous contestez l’exactitude des données ;
- ii) si le traitement des données est illicite, mais que vous vous opposez à leur effacement ;
- iii) si le/la responsable du traitement n’a plus besoin des données aux fins du traitement, mais que vous en avez encore besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou
- iv) si vous vous êtes opposé(e) au traitement de vos données et que la BEI cherche à établir si les motifs légitimes poursuivis par le/la responsable du traitement prévalent sur votre droit à la limitation du traitement ;

le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière, à moins que la BEI ne démontre l’existence de motifs légitimes impérieux pour le traitement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (droit d’opposition) ;
le droit de recevoir de la BEI, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données à caractère personnel vous concernant fournies à la personne responsable du traitement, afin de vous permettre de transmettre ces données à un(e) autre responsable de traitement sans entrave de la part de la BEI (droit à la portabilité des données) ;
lorsque la base juridique du traitement est le consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci (droit au retrait du consentement) ;
le droit d’invoquer des exceptions et des limitations stipulées à l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 et dans une décision pertinente de la BEI pouvant s’appliquer aux enquêtes de la Banque. La décision pertinente de la BEI est disponible ici ;
le droit d’introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données (www.edps.europa.eu) à tout moment (droit de réclamation).

11. Nous contacter

Si vous vous interrogez quant au traitement, par la BEI, de vos données à caractère personnel ou souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez nous contacter à l’adresse investigations@eib.org ou envoyer à Pelopidas Donos, délégué à la protection des données, un courriel (p.donos@eib.org) ou un courrier postal à l’adresse suivante :

M. Pelopidas Donos, Banque européenne d’investissement
98-100 boulevard Konrad Adenauer L-2950 Luxembourg (Grand-Duché de Luxembourg)