1. Introduction
La Banque européenne d’investissement (ci-après la « BEI ») s’engage à protéger les données à caractère personnel. Elle collecte et traite ultérieurement les données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE (ci-après le « RGPD-UE »).
La présente déclaration relative à la protection des données explique la raison du traitement de toutes les données à caractère personnel, leur mode de collecte et de traitement, et la manière dont leur protection est garantie. En outre, cette déclaration explique les modalités d’utilisation des informations et les droits dont disposent les personnes concernées pour ce qui est de leurs données à caractère personnel.
Les informations relatives à l’opération de traitement des données effectuée par la BEI concernant la gestion de la participation aux programmes et événements de l’Institut BEI sont présentées ci-dessous.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données est l’Institut BEI, qui fait partie de la Banque européenne d’investissement (la « BEI »).
3. Finalité du traitement des données
La présente déclaration fournit des informations sur le traitement de données à caractère personnel effectué par la BEI dans le cadre de toutes les campagnes d’appel à manifestation d’intérêt, de tous les événements et de toutes les initiatives associées. La BEI accomplit ces tâches dans l’exercice des compétences qui lui sont conférées par les traités et par ses statuts.
La BEI traite les données à caractère personnel en vue d’assurer la gestion de la participation aux programmes et événements de l’Institut BEI de manière raisonnable et appropriée, conformément à la législation et à la réglementation en vigueur. Le traitement des données à caractère personnel s’effectue conformément au règlement (UE) 2018/1725 du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE (ci-après le « RGPD-UE »).
Dans le cadre de la gestion de la participation aux programmes et événements de l’Institut BEI, la BEI traite les données à caractère personnel aux fins suivantes, telles que décrites dans les registres. Les données à caractère personnel sont traitées pour l’organisation, l’administration et la mise en œuvre des activités de l’Institut BEI, y compris des programmes, initiatives académiques, formations, ateliers, conférences et webinaires. Cela comprend la gestion des appels à manifestation d’intérêt et des candidatures à participation, la sélection et la gestion des personnes participantes, ainsi que l’intervention d’oratrices et d’orateurs, de contributrices et contributeurs, de modératrices et modérateurs et d’autres spécialistes invité(e)s. Les activités de traitement couvrent la communication avec les personnes candidates et participantes, la fourniture d’informations pratiques et logistiques, l’organisation et la mise en œuvre des activités, ainsi que la collecte de retours d’information à des fins d’évaluation et d’amélioration. Le cas échéant, les données à caractère personnel sont également traitées pour la gestion des subventions, bourses, programmes de renforcement des capacités et initiatives thématiques de l’Institut BEI. Cela comprend la soumission et l’évaluation des candidatures, la sélection des personnes bénéficiaires (dans le cadre d’une subvention, d’une bourse, d’une bourse de recherche ou d’une possibilité de participation), ainsi que la gestion administrative, la communication et le suivi de l’initiative concernée.
Le cas échéant, les personnes candidates peuvent être invitées à consentir à leur inscription sur une liste de contacts ou de diffusion de l’Institut BEI, afin de recevoir des informations sur de futurs appels, programmes ou possibilités connexes.
Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la gestion de la participation aux programmes et événements de l’Institut BEI n’implique pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris pour le profilage.
4. Base juridique du traitement
La base juridique du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la gestion de la participation aux programmes et événements de l’Institut BEI est le consentement des personnes concernées et l’intérêt public.
5. Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes ci-après sont ou peuvent être concernées par le traitement visé au point 3.
Les personnes concernées comprennent des personnes agissant à titre personnel ou professionnel, ainsi que des représentants et représentantes d’organisations (telles que des universités, des entreprises, des start‑up et des institutions publiques ou privées) qui posent leur candidature à des initiatives de l’Institut BEI, y participent ou manifestent un intérêt pour celles‑ci. Il s’agit notamment de personnes participant ou contribuant à des programmes, initiatives académiques, formations, ateliers, conférences, webinaires et activités connexes, ainsi que de personnes candidates à des subventions, bourses, programmes de renforcement des capacités ou initiatives thématiques de l’Institut BEI, et de personnes bénéficiaires de ces subventions, bourses, programmes ou initiatives, que ceux-ci soient annoncés et organisés par l’Institut BEI seul ou en collaboration avec le Groupe BEI. Ces personnes ont volontairement communiqué leurs données à caractère personnel afin de poser leur candidature, de contribuer à une activité ou une initiative de l’Institut BEI ou d’y participer, et de recevoir des informations strictement liées à l’initiative spécifique concernée.
6. Données à caractère personnel traitées par la BEI
La BEI traite les catégories de données à caractère personnel suivantes : nom, coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone, parfois adresse personnelle ou professionnelle), date de naissance, numéro d’identification, photos, vidéos, enregistrements de la voix, pays/ville de résidence, entreprise, fonction occupée, justificatif de fréquentation universitaire (carte d’étudiant ou certificat spécifique), preuve du pouvoir de signature (le cas échéant), numéro de carte d’identité ou de passeport, nationalité.
7. Sources des données à caractère personnel traitées par la BEI
Les données à caractère personnel sont obtenues :
- directement auprès de la personne concernée ;
- auprès d’une personne morale ou d’une organisation que la personne concernée représente ou à laquelle elle est associée.
8. Destinataires des données à caractère personnel
La BEI peut être amenée à transmettre des données à caractère personnel aux destinataires suivants :
- en interne, à ses services concernés ;
- à la personne morale ou à l’organisation (le cas échéant) à laquelle la personne concernée est associée ;
- au Fonds européen d’investissement et à d’autres institutions de l’UE ainsi qu’au Mécanisme européen de stabilité (MES), dans le cadre de visites de groupe dans ces institutions, au titre des programmes de l’Institut BEI.
9. Transferts internationaux
Les données à caractère personnel peuvent être transférées à des organisations internationales dans le cadre de visites de groupe dans ces institutions, au titre des programmes de l’Institut BEI.
10. Durée de conservation par la BEI des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente déclaration. Les données à caractère personnel collectées dans le cadre des appels à manifestation d’intérêt, des candidatures et de la participation aux initiatives ou événements de l’Institut BEI sont mises à jour, si nécessaire, afin d’en garantir l’exactitude. Les données à caractère personnel relatives à des événements ou initiatives spécifiques (y compris les listes de personnes participantes et les documents administratifs associés) sont conservées avec la documentation afférente à l’événement concerné dans le système de gestion électronique de documents (GED) de l’Institut BEI. Lorsque des personnes ont donné leur consentement pour être recontactées au sujet des activités de l’Institut BEI ou du Groupe BEI, leurs données à caractère personnel peuvent être conservées pendant une durée maximale de cinq ans à compter de la date à laquelle le consentement a été donné. En l’absence d’un tel consentement, les données à caractère personnel sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la gestion, à la mise en œuvre et à la clôture de l’appel ou de l’événement concerné, conformément aux règles de conservation applicables.
11. Droits des personnes concernées et modalités pour les exercer
Les droits des personnes concernées sont ceux énoncés dans les chapitres III à V du RGPD-UE, à savoir :
- les personnes concernées ont le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que leurs données à caractère personnel font ou ne font pas l’objet d’un traitement et, le cas échéant, d’accéder à ces données en contactant le responsable du traitement ou via le délégué à la protection des données de la BEI (droit d’accès) ;
- les personnes concernées ont le droit de demander au responsable du traitement de corriger des données inexactes et (ou) de compléter des données (droit de rectification) ;
- les personnes concernées ont le droit de demander au responsable du traitement l’effacement de leurs données à caractère personnel conformément à l’article 19 du RGPD-UE (droit à l’oubli) ;
- les personnes concernées ont le droit de demander au responsable du traitement de limiter le traitement de leurs données à caractère personnel (droit à la limitation du traitement) dans les cas suivants :
i) si elles contestent l’exactitude des données ;
ii) si le traitement des données est illicite et qu’elles s’opposent à leur effacement ;
iii) si le responsable du traitement n’a plus besoin des données aux fins du traitement, mais que la personne concernée en a encore besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou
iv) si les personnes concernées s’opposent au traitement de leurs données et que la BEI cherche à établir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur leur droit à la limitation du traitement ;
- les personnes concernées ont le droit de s’opposer au traitement des données à caractère personnel pour des raisons tenant à leur situation particulière, à moins que la BEI ne démontre l’existence de motifs légitimes impérieux pour le traitement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (droit d’opposition) ;
- les personnes concernées ont le droit de recevoir de la BEI, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données à caractère personnel les concernant, afin de leur permettre de transmettre ces données à un(e) autre responsable de traitement sans entrave de la part de la BEI (droit à la portabilité des données) ;
- lorsque la base juridique du traitement est le consentement, les personnes concernées ont le droit de retirer leur consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci (droit au retrait du consentement) ;
- les personnes concernées ont le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès du contrôleur européen de la protection des données (edps.europa.eu) (droit de réclamation).
12. Contact
Si les personnes concernées ont des questions quant au traitement de leurs données à caractère personnel ou souhaitent exercer l’un des droits décrits ci-dessus, elles peuvent contacter l’Institut BEI à l’adresse institute@eib.org ou le délégué à la protection des données de la BEI, Pelopidas Donos, par courrier électronique à l’adresse p.donos@eib.org ou par courrier postal à l’adresse suivante :
Pelopidas Donos
Banque européenne d’investissement
98-100, boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxembourg (Grand-Duché de Luxembourg)