In verband met de transparantie worden klachten niet als vertrouwelijk behandeld. Dit betekent dat de EIB-Groep in het kader van de behandeling van de klacht alle informatie uit de klacht, of uit afgelegde verklaringen, bekend mag maken aan de betrokken interne en externe partijen. Burgers die een klacht indienen, hebben echter het recht om in hun communicatie aan te geven dat hun klacht vertrouwelijk moet worden behandeld. Burgers die willen dat hun klacht vertrouwelijk blijft, worden verzocht dit uitdrukkelijk aan te geven.
Klachten kunnen persoonsgegevens bevatten die betrekking hebben op de indiener van de klacht of derden. Bij de verwerking van persoonsgegevens is de EIB gehouden aan Verordening 45/2001/EG. Indieners van klachten die afstand hebben gedaan van hun recht op een vertrouwelijke behandeling worden geacht aan de EIB de in artikel 5, sub d van Verordening 45/2001/EG bedoelde toestemming te hebben gegeven om de persoonsgegevens die mogelijk in de klacht zijn vervat volgens de openbare procedure in behandeling te nemen.
De toegang tot gegevens betreffende enig document in verband met de klacht geschiedt in overeenstemming met de bepalingen van het EIB-beleid inzake openbaarmaking van informatie.