1. Beschreibung des Verarbeitungsvorgangs
Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Europäische Investitionsbank (die „Bank“ oder die „EIB“) im Zuge der Prüfung von Beschwerden im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe; solche Beschwerden werden vom Ausschuss für Auftragsvergabebeschwerden geprüft, dessen Sekretariat sie entgegennimmt und bearbeitet.
Dabei verarbeitet die EIB personenbezogene Daten. Dies können Daten von Personen sein, die selbst Beschwerdeführende sind oder im Auftrag sich beschwerender Unternehmen handeln. Es kann jegliche Partei sein, die ein Interesse an einem bestimmten Auftrag hat oder hatte und der durch einen mutmaßlichen Verstoß gegen den Leitfaden für die Auftragsvergabe (https://www.eib.org/publications/guide-to-procurement) ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
2. Rechtsgrundlage und Datenverantwortliche/r
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die EIB (die „EIB“ oder die „Verantwortliche“) erfolgt gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG.
Gemäß Artikel 309 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union hat die Europäische Investitionsbank die Aufgabe, zu einer ausgewogenen und reibungslosen Entwicklung des Binnenmarkts im Interesse der Union beizutragen; hierbei bedient sie sich der Kapitalmärkte sowie ihrer eigenen Mittel.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist notwendig, damit die EIB im Rahmen der Aktivitäten und Funktionen des Ausschusses für Auftragsvergabebeschwerden ihre Aufgaben im öffentlichen Interesse wahrnehmen kann. In bestimmten Fällen muss die EIB personenbezogene Daten auch verarbeiten, um ihren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Generell bildet Ihre Einwilligung nicht die Rechtsgrundlage, die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigt. Wenn wir Ihre Einwilligung benötigen, lassen wir Sie dies zu gegebener Zeit wissen.
3. Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die EIB verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten so, wie es üblicherweise erforderlich ist, um die Arbeit des Ausschusses für Auftragsvergabebeschwerden angemessen und ordnungsgemäß in Einklang mit den anwendbaren Gesetzen und Vorschriften durchzuführen und zu steuern. Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten in Verbindung mit der Bearbeitung von Anfragen und Auftragsvergabebeschwerden durch den dafür zuständigen Ausschuss und sein Sekretariat. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:
- Bearbeitung der über die E-Mail-Adresse für Auftragsvergabebeschwerden und andere Kommunikationswege eingegangenen Korrespondenz
- Prüfung, ob Beschwerden zulässig sind und vom Ausschuss für Auftragsvergabebeschwerden geprüft werden sollten
- Führung einer vollständigen und korrekten Ablage (Microsoft Outlook, GED-Dokumentenverwaltungssystem und lokale Festplatten) aller relevanten Unterlagen und E-Mails im Zusammenhang mit Auftragsvergabebeschwerden, die über die entsprechende E-Mail-Adresse eingehen (seien es Auftragsvergabebeschwerden oder nicht)
- Benachrichtigen der Mitglieder und Teilnehmenden (Fachleute, Beobachter, Sekretariat usw.) des Ausschusses für Auftragsvergabebeschwerden über eine Reihe von personenbezogenen Daten im Rahmen der Kernaufgaben des Ausschusses, d. h. im Rahmen der Anhörung von Beschwerden
- Schriftliche oder mündliche Beratungen im Ausschuss für Auftragsvergabebeschwerden; die Mitglieder und Teilnehmenden des Ausschusses können auch auf personenbezogene Daten Bezug nehmen, wenn es bei der Besprechung eines Falls und für die Prüfung, Beratungen und Beschlüsse des Ausschusses erforderlich ist
- Genehmigung der Ausschuss-Beschlüsse durch die Leitungs- und Kontrollorgane der EIB
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Bei der Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden durch den Ausschuss für Auftragsvergabebeschwerden und dessen Sekretariat erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten, darunter Namen, Adressen, Telefonnummern, Faxnummern und E-Mail-Adressen von Personen. Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur in Bezug auf Beschwerdeführende/Bietende oder Kandidaten und gegebenenfalls ihre Beschäftigten, ihre Unterauftragnehmer und die Beschäftigten von Unterauftragnehmern (natürliche Personen) sowie natürliche Personen, auf die Bezug genommen wird. Solche Daten sind zum Beispiel:
- Identifizierungsdaten, z. B. vollständiger Name
- Position und Funktion in einem Unternehmen
- Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, geschäftliche und mobile Telefonnummer, Faxnummer, Postanschrift, Unternehmen und Abteilung, Wohnsitzland, Internetadresse
- gegebenenfalls Finanzdaten wie Bankkonto (IBAN und BIC), USt-IdNr.
- Informationen für die Bewertung der Auswahl-, Vergabe- oder Zulassungskriterien bei Vergabeverfahren, z. B. Expertise, Fachwissen, Sprachen, Bildungsniveau (ggf. Lebensläufe von Schlüsselpersonal), Berufserfahrung inklusive Details zu aktuellen und früheren Beschäftigungsverhältnissen, Testergebnisse
- Informationen zu Zulassungs-, Vergabe- oder Auswahlkriterien bei Vergabeverfahren, z. B. ehrenwörtliche Erklärungen und Vereinbarungen, Bescheinigungen über Sozialversicherungsbeiträge und Steuerzahlungen, Auszüge aus Gerichtsakten und sonstige Informationen, die für die Prüfung einer Beschwerde erforderlich sind
5. Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen (oder einem Unternehmen oder einer Organisation, das/die Sie vertreten oder mit dem/der Sie verbunden sind), oder von an der Transaktion beteiligten Intermediären. Sind Sie persönlich die oder der Begünstigte (oder wirtschaftlicher Eigentümer des Begünstigten oder eine mit dem Begünstigten verbundene Schlüsselperson), beziehen wir gegebenenfalls auch aus internationalen Sanktionslisten und anderen öffentlichen Quellen Informationen über Sie.
6. Wer hat Zugang zu Ihren Daten?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben:
- relevante interne Dienststellen der EIB, darunter unsere Rechtsberater und/oder Leitungs- und Kontrollorgane der EIB
- ein Unternehmen oder eine Organisation mit dem/der Sie verbunden sind
- andere EU-Institutionen (darunter Europäische Kommission, Europäischer Rechnungshof)
- Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag unter Einhaltung strenger Sicherheits- und Vertraulichkeitsauflagen speichern und verarbeiten
7. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Wenn Sie genauer wissen wollen, wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung (siehe Abschnitt „Kontakt“).
8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?
Ihre Rechte sind in der Verordnung (EU) 2018/1725 verankert.
Sie können von uns verlangen, a) Ihnen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu übermitteln, b) Ihre personenbezogenen Daten zu berichtigen, c) Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder d) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken. Sie haben auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte gemäß Verordnung (EU) 2018/1725 infolge der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die EIB verletzt wurden, können Sie bei der/dem Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen.
9. Kontakt
Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder eines der vorstehenden Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter procurementcomplaints@eib.org oder wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der EIB, Herrn Pelopidas Donos, entweder per E-Mail unter p.donos@eib.org oder unter der folgenden Adresse:
Herrn Pelopidas Donos
Europäische Investitionsbank
98–100, boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxembourg