1. Einführung
Die Europäische Investitionsbank (nachfolgend „die EIB“) nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Die EIB erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe der Verordnung (EU) 2018/1725 vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (nachfolgend die „EU-DSVO“).
Die vorliegende Datenschutzerklärung legt dar, warum die Daten verarbeitet und wie sie erhoben, behandelt und geschützt werden. Darüber hinaus wird erläutert, wie die Daten verwendet werden, und welche Rechte betroffene Personen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten haben.
Im Folgenden finden Sie Informationen zur Datenverarbeitung durch die EIB im Rahmen des IT Asset Managements bei Eintritt, Ausscheiden und Transfer von Beschäftigten.
2. Datenverantwortliche/r
Datenverantwortlicher ist die IT Service Desk Unit der Operations & Service Desk Division (GIS/P&S/OSDK/-/-) der Europäischen Investitionsbank (die „EIB“).
3. Zweck der Verarbeitung
Die vorliegende Datenschutzerklärung enthält Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die EIB im Zusammenhang mit der Ausgabe bzw. Rückgabe von IT-Ausstattung bei Eintritt, Ausscheiden und längerer Abwesenheit/Krankheit von Beschäftigten. Die IT-Teams sind berechtigt, interne und externe Beschäftigte (vor allem außerhalb Luxemburgs oder im Krankenstand) zu kontaktieren, um eine fristgerechte Ausgabe bzw. Rückgabe von IT‑Ausstattung sicherzustellen. Die EIB nimmt diese Aufgaben in Ausübung der Zuständigkeit wahr, die ihr mit den EU-Verträgen und ihrer Satzung übertragen wurden.
Die EIB verarbeitet personenbezogene Daten, um das IT Asset Management bei Eintritt, Ausscheiden und Transfer von Beschäftigten angemessen und ordnungsgemäß in Einklang mit den anwendbaren Gesetzen und Vorschriften abzuwickeln. Personenbezogene Daten werden nach Maßgabe der Verordnung (EU) 2018/1725 vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (nachfolgend die „EU-DSVO“) verarbeitet.
In Zusammenhang mit dem IT Asset Management bei Eintritt, Ausscheiden und Transfer von Beschäftigten verarbeitet die EIB die personenbezogenen Daten für den/die folgende(n) Zweck(e), wie im Verzeichnis beschrieben: Die EIB verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Ausgabe bzw. Rückgabe von IT-Ausstattung bei Eintritt, Ausscheiden, individuellen Telearbeitsregelungen und längerer Abwesenheit oder Krankheit von Beschäftigten. Die IT-Teams sind berechtigt, interne und externe Beschäftigte (vor allem außerhalb Luxemburgs oder im Krankenstand) zu kontaktieren, um eine fristgerechte Ausgabe bzw. Rückgabe von IT‑Ausstattung sicherzustellen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des IT Asset Managements bei Eintritt, Ausscheiden und Transfer von Beschäftigten beinhaltet keine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling.
4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des IT Asset Managements bei Eintritt, Ausscheiden und Transfer: Das öffentliche Interesse und die Einwilligung der betroffenen Person.
5. Kategorien von betroffenen Personen
Die folgenden Kategorien betroffener Personen sind (möglicherweise) von der Verarbeitung gemäß Abschnitt 2 betroffen: bestimmte Mitarbeitende der EIB/des EIF, externe Kräfte.
6. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet die EIB?
Die EIB verarbeitet die folgenden Kategorien personenbezogener Daten: Name und Kontaktdaten.
7. Woher bezieht die EIB personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten werden direkt von den betroffenen Personen bezogen.
8. Wer hat Zugang zu den personenbezogenen Daten?
Die EIB kann die personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben:
- alle Mitglieder des Referats IS/P&S/OSDK/SDK/
- EIB Mailing Service Unit
- Dienstleister
9. Internationale Übermittlung
Personenbezogene Daten werden nicht an Einrichtungen außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt.
10. Wie lange bewahrt die EIB personenbezogene Daten auf?
Die personenbezogenen Daten werden vom Zeitpunkt, zu dem das Departure Ticket im System erstellt wird, bis zum Eingang der IT-Geräte im IT-Bestand aufbewahrt.
11. Welche Rechte haben betroffene Personen, und wie können sie diese ausüben?
- Die Rechte betroffener Personen sind in den Abschnitten 3 bis 5 der EU-DSVO festgelegt.
- Betroffene Personen haben das Recht, von der/dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben sie ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, indem sie die/den Verantwortliche/n oder die/den Datenschutzbeauftragte/n der EIB kontaktieren (Auskunftsrecht).
- Betroffene Personen haben das Recht, von der/dem Verantwortlichen die Berichtigung unrichtiger und/oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung).
- Betroffene Personen haben das Recht, von der/dem Verantwortlichen gemäß Artikel 19 der EU-DSVO die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht auf Vergessenwerden).
- Betroffene Personen haben das Recht, bei der/dem Verantwortlichen eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung), wenn:
- (i) sie die Richtigkeit ihrer personenbezogenen Daten bestreiten,
- (ii) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen,
- (iii) die/der Verantwortliche die personenbezogenen Daten nicht mehr für die Zwecke der Verarbeitung braucht, die betroffenen Personen hingegen sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
- (iv) die betroffenen Personen Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und die EIB klären will, ob die berechtigten Gründe der/des Verantwortlichen gegenüber dem Recht der betroffenen Personen überwiegen.
- Betroffene Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, es sei denn, die EIB kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Betroffene Personen haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von der EIB zu erhalten und diese Daten einer/einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die EIB zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).
- Sofern ihre Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient, haben betroffene Personen das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Das Widerrufen der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
- Betroffene Personen haben das Recht, jederzeit eine Beschwerde bei der/dem Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu) einzureichen (Recht auf Beschwerde).
12. Kontakt
Wenn betroffene Personen Fragen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben oder eines der vorstehenden Rechte ausüben möchten, können sie Group Information Systems (GIS) unter d.kampranis@eib.org (Abteilungsleiter) oder das Team „Joiners, Leavers and Transfers“ unter jlt-imac@eib.org kontaktieren. Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten der EIB, Herrn Pelopidas Donos, wenden – entweder per E-Mail unter p.donos@eib.org oder unter der folgenden Adresse:
Mr. Pelopidas Donos European Investment Bank
98-100, boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxembourg