Die EIB verarbeitet die personenbezogenen Daten von natürlichen Personen auf Grundlage der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Schutz natürlicher Personen (betroffener Personen) bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr.
Betroffene Personen sind diejenigen Personen, die zu einer von der EIB (ko-)organisierten Veranstaltung eingeladen werden, daran mitwirken oder daran teilnehmen, sowie Personen, die Informationen über eine künftige von der EIB (gemeinsam) organisierte Veranstaltung erhalten. Von der EIB-Gruppe (ko-)organisierte Veranstaltungen sind Konferenzen, Seminare, Workshops und (Gruppen-)Besuche, die in den Räumlichkeiten der Bank oder außerhalb stattfinden.
Daten werden zu den zwei nachfolgend genannten Zwecken erhoben und verarbeitet. Die betroffenen Personen werden aufgefordert, einem oder beiden dieser Zwecke zuzustimmen.
- Verarbeitung personenbezogener Daten zur Anmeldung zu einer Veranstaltung
Mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung stimmen die betroffenen Personen der Verarbeitung und Erhebung ihrer personenbezogenen Daten zu organisatorischen Zwecken im Zusammenhang mit einer konkreten Veranstaltung zu. Diese Daten werden ausschließlich von autorisiertem EIB-Personal erhoben und in die Mailing-Liste zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung aufgenommen.
Betroffene Personen haben das Recht,
- auf ihre Daten zuzugreifen und in hinreichend begründeten Fällen
- deren Änderung oder Löschung zu verlangen
- ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen
- zu verlangen, dass ihre Daten eingeschränkt verarbeitet werden
Wird eine Veranstaltung gemeinsam mit einer anderen Einrichtung veranstaltet oder gesponsert, werden die erhobenen Daten mit der jeweiligen Einrichtung nicht geteilt.
- Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erstellung einer Mailing-Liste für die Einladung betroffener Personen zu künftigen Veranstaltungen der EIB
Bei Zustimmung zu dieser Verarbeitung werden die erhobenen personenbezogenen Daten in eine Kontaktliste (Mailing-Liste) aufgenommen, über die die Dienststellen der EIB-Gruppe betroffene Personen im Hinblick auf künftige Aktivitäten kontaktieren können.
Die zu den oben genannten Zwecken erhobenen und verarbeiteten Daten werden für maximal ein Jahr gespeichert.
- Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn die Veranstaltung in einem Nicht-EWR-Land (außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) stattfindet
Die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für eine Veranstaltung in einem Nicht-EWR-Land bedeutet, dass die erhobenen personenbezogenen Daten an die Behörden des Gastgeberlandes oder den Ko-Organisator der Veranstaltung weitergegeben werden dürfen, um die Veranstaltungsorganisation zu ermöglichen und zu erleichtern.
Live-Webstreams, Ton- und Bildaufnahmen
Während einer Veranstaltung der EIB werden eventuell (zeitweise) Fotos und/oder audiovisuelle Aufnahmen gemacht und/oder live übertragen. Fotos und Videos können auf der Website und den Social-Media-Kanälen der EIB sowie auf den Online-Plattformen der Partnerorganisation veröffentlicht werden. Sie können in verschiedenen Medien wiedergegeben werden, darunter in Veröffentlichungen der EIB, in den sozialen Medien und in der Presse. Diese Wiedergabe kann im Zusammenhang mit einer konkreten Veranstaltung sowie zu anderweitigen kulturellen und institutionellen Zwecken oder zu Werbezwecken der EIB erfolgen. Mit ihrer Teilnahme an einer von der EIB (ko-)organisierten Veranstaltung stimmen die betroffenen Personen zu, auf veröffentlichten Fotos und/oder Videos zu erscheinen.
Webinare können aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen werden online auf der EIB-Webex-Plattform gespeichert, solange dies für die Information und Bildung der breiten Öffentlichkeit als sinnvoll erachtet wird.
Wer sich für ein Webinar anmeldet und einloggt, willigt in Folgendes ein: (a) Personenbezogene Informationen (Daten) der Teilnehmenden können von der EIB als Veranstalter und von anderen Teilnehmenden des Webinars gehört, gesehen, gelesen, erhoben oder verwendet werden; (b) während des Webinars übermittelte Kommunikation oder Informationen wie Wortbeiträge, Live-Instant-Messaging, bei dem die Namen der Referierenden angezeigt werden, oder Präsentationen stehen den Zuhörenden des Webinars zur Verfügung und werden für Werbe- und Informationszwecke der EIB aufgezeichnet; (c) die EIB kann Informationen zum Webinar wie Einladungs- und Teilnahmelisten oder Angaben zum Thema des Webinars und deren Aufzeichnungen weiterverwenden. Die Teilnehmenden können ihre Einwilligung zu allen Informationen unter c) mit Ausnahme der Aufzeichnungen jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor dem Widerruf berührt.
Sensible Daten (besondere Ernährungsbedürfnisse, Passdaten, Nationalität, Angaben zu Unterkunft, Flügen usw.)
Sensible Daten werden ausschließlich zu organisatorischen Zwecken genutzt und nur soweit dies für die (Ko-)Organisation und Durchführung einer Veranstaltung erforderlich ist.
Sensible Daten werden ausschließlich von autorisiertem EIB-Personal erhoben. Betroffene Personen haben das Recht,
- auf ihre Daten zuzugreifen
- die Änderung oder Löschung ihrer Daten zu verlangen
- ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen
- zu verlangen, dass ihre Daten eingeschränkt verarbeitet werden
In Übereinstimmung mit Artikel 10 der Verordnung 2018/1725 werden sensible Daten während der Dauer der Veranstaltung aufbewahrt und anschließend gelöscht.
Weitere Informationen und Beschwerden
Betroffene Personen, die der Erhebung und/oder Verarbeitung ihrer Daten nicht zustimmen, können eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) einreichen oder ihre Bedenken vor dem Datenschutzbeauftragten der EIB vorbringen. Dazu können sie sich an folgende Adresse wenden: DataProtectionOfficer@eib.org.