1. Einführung
Die Europäische Investitionsbank (nachfolgend „die EIB“) nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Die EIB erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe der Verordnung (EG) 2018/1725 vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (nachfolgend die „EU-DSVO“).
Die vorliegende Datenschutzerklärung legt dar, warum die Daten verarbeitet und wie sie erhoben, behandelt und geschützt werden. Darüber hinaus wird erläutert, wie die Daten verwendet werden, und welche Rechte betroffene Personen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten haben.
Im Folgenden finden Sie Informationen zur Verarbeitung von Daten durch die EIB im Zusammenhang mit dem Management der Teilnahme an Programmen und Veranstaltungen des EIB-Instituts.
2. Datenverantwortliche/r
Die/der Datenverantwortliche ist das EIB-Institut der Europäischen Investitionsbank (EIB).
3. Zweck der Verarbeitung
Die vorliegende Datenschutzerklärung enthält Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die EIB im Zusammenhang mit allen Aufrufen zur Interessenbekundung, Veranstaltungen und ähnlichen Initiativen. Die EIB nimmt diese Aufgaben in Ausübung der Zuständigkeit wahr, die ihr mit den EU-Verträgen und ihrer Satzung übertragen wurden.
Die EIB verarbeitet personenbezogene Daten für das Management der Teilnahme an Programmen und Veranstaltungen des EIB-Instituts angemessen und ordnungsgemäß in Einklang mit den anwendbaren Gesetzen und Vorschriften. Personenbezogene Daten werden nach Maßgabe der Verordnung (EU) 2018/1725 vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (nachfolgend die „EU-DSVO“) verarbeitet.
Im Zusammenhang mit dem Management der Teilnahme an Programmen und Veranstaltungen des EIB-Instituts verarbeitet die EIB personenbezogene Daten für den/die folgende(n) Zweck(e), wie im Verzeichnis beschrieben. Personenbezogene Daten werden für die Organisation, Verwaltung und Durchführung von Aktivitäten des EIB-Instituts verarbeitet. Dazu gehören Programme, Akademien, Schulungen, Workshops, Konferenzen und Webinare. Einbezogen sind das Management von Interessenbekundungen und Bewerbungen zur Teilnahme, die Auswahl und das Management der Teilnehmenden sowie die Einbindung von Rednerinnen und Rednern, Mitwirkenden, Moderatorinnen und Moderatoren und weiteren eingeladenen Fachleuten. Die Verarbeitung betrifft die Kommunikation mit Bewerberinnen, Bewerbern und Teilnehmenden, die Bereitstellung praktischer und logistischer Informationen, die Organisation und Durchführung der betreffenden Aktivitäten sowie die Erfassung von Feedback zu Evaluierungs- und Verbesserungszwecken. Verarbeitet werden personenbezogene Daten gegebenenfalls auch für die Verwaltung von Zuschüssen, Stipendien, Programmen zum Kapazitätsaufbau und thematischen Initiativen des EIB-Instituts. Darunter fallen die Einreichung und Bewertung von Anträgen, die Auswahl der Begünstigten (von Zuschüssen, Stipendien und Fellowships oder für die Teilnahme an anderen Initiativen) sowie die administrative Abwicklung, Kommunikation und Überwachung der jeweiligen Initiative.
Gegebenenfalls können Antragstellende gebeten werden, sich auf eine Kontakt‑ oder Verteilerliste des EIB‑Instituts setzen zu lassen, um Informationen über künftige Aufrufe, Programme oder ähnliche Initiativen zu erhalten.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Management der Teilnahme an Programmen und Veranstaltungen des EIB-Instituts beinhaltet keine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling.
4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Management der Teilnahme an Programmen und Veranstaltungen des EIB-Instituts sind die Einwilligung der betroffenen Person und das öffentliche Interesse.
5. Kategorien von betroffenen Personen
Die folgenden Kategorien betroffener Personen sind (möglicherweise) von der Verarbeitung gemäß Abschnitt 3 betroffen:
Betroffene Personen sind Personen, die als Privatperson und in beruflicher Funktion handeln, sowie Vertreterinnen und Vertreter von Organisationen (wie Universitäten, Unternehmen, Start-ups sowie öffentliche und private Einrichtungen), die sich für Initiativen des EIB-Instituts bewerben, daran teilnehmen oder Interesse daran bekunden. Hierzu zählen Personen, die an Programmen, Akademien, Schulungen, Workshops, Konferenzen, Webinaren und ähnlichen Aktivitäten teilnehmen oder zu diesen beitragen, sowie Antragstellende und Begünstigte von Zuschüssen, Stipendien, Programmen zum Kapazitätsaufbau oder thematischen Initiativen des EIB-Instituts, wobei unerheblich ist, ob diese vom Institut allein oder zusammen mit der EIB-Gruppe ausgeschrieben und durchgeführt werden. Die betreffenden Personen haben ihre personenbezogenen Daten freiwillig übermittelt, um sich für eine Aktivität oder Initiative des EIB-Instituts zu bewerben, dazu beizutragen oder daran teilzunehmen und um Informationen zu der betreffenden Initiative zu erhalten.
6. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet die EIB?
Die EIB verarbeitet die folgenden Kategorien personenbezogener Daten: Name, Kontaktdaten (E‑Mail‑Adresse, Telefonnummer, ggf. Privat- oder Geschäftsadresse), Geburtsdatum, Identifikationsnummer, Fotos, Videos, Tonaufnahmen, Land/Stadt des Wohnsitzes, Unternehmen, Funktion, Immatrikulationsbescheinigung oder Studierendenausweis, ggf. Nachweis der Zeichnungsberechtigung, Personalausweis‑ oder Reisepassnummer sowie Staatsangehörigkeit.
7. Woher bezieht die EIB personenbezogene Daten?
Die EIB bezieht personenbezogene Daten:
- direkt von der betroffenen Person,
- von einem Unternehmen oder einer Organisation, das von der betroffenen Person vertreten wird oder mit dem sie verbunden ist.
8. Wer hat Zugang zu den personenbezogenen Daten?
Die EIB kann die personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben:
- intern an die relevanten Dienststellen der EIB,
- ein Unternehmen oder eine Organisation mit dem/der die betroffene Person verbunden ist,
- den Europäischen Investitionsfonds, andere EU‑Einrichtungen und den ESM, wenn im Rahmen von Programmen des EIB‑Instituts Gruppenbesuche bei diesen Institutionen stattfinden.
9. Internationale Übermittlung
Personenbezogene Daten können an internationale Organisationen übermittelt werden, wenn im Rahmen von Programmen des EIB‑Instituts Gruppenbesuche bei diesen Institutionen stattfinden.
10. Wie lange bewahrt die EIB personenbezogene Daten auf?
Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Interessenbekundungen, Bewerbungen oder der Teilnahme an Initiativen oder Veranstaltungen des EIB-Instituts erfasst werden, werden bei Bedarf aktualisiert, um ihre Richtigkeit sicherzustellen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit bestimmten Veranstaltungen oder Initiativen (einschließlich Teilnehmerlisten und zugehöriger Verwaltungsunterlagen) werden zusammen mit den betreffenden Veranstaltungsunterlagen im elektronischen Dokumentenverwaltungssystem (GED) des EIB-Instituts gespeichert. Sofern Personen ihre Einwilligung zur weiteren Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit Aktivitäten des EIB-Instituts oder der EIB-Gruppe erteilt haben, werden ihre personenbezogenen Daten bis zu fünf Jahre ab dem Zeitpunkt der Einwilligung aufbewahrt. Ohne eine solche Einwilligung werden personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Verwaltung, Durchführung und den Abschluss des betreffenden Aufrufs oder der betreffenden Veranstaltung erforderlich ist, in Einklang mit den anwendbaren Aufbewahrungsvorschriften.
11. Welche Rechte haben betroffene Personen, und wie können sie diese ausüben?
Die Rechte betroffener Personen sind in den Abschnitten 3 bis 5 der EU-DSVO festgelegt.
- Betroffene Personen haben das Recht, von der/dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben sie ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, indem sie die/den Verantwortliche/n oder die/den Datenschutzbeauftragte/n der EIB kontaktieren (Auskunftsrecht).
- Betroffene Personen haben das Recht, von der/dem Verantwortlichen die Berichtigung unrichtiger und/oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung).
- Betroffene Personen haben das Recht, von der/dem Verantwortlichen gemäß Artikel 19 der EU-DSVO die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht auf Vergessenwerden).
- Betroffene Personen haben das Recht, bei der/dem Verantwortlichen eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung), wenn:
(i) sie die Richtigkeit ihrer Daten bestreiten;
(ii) die Verarbeitung der Daten rechtswidrig ist und sie deren Löschung ablehnen;
(iii) die/der Verantwortliche die genannten personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, die betroffene Person diese aber für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt; oder
(iv) sie Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten eingelegt haben und die EIB feststellen will, ob die/der für die Verarbeitung Verantwortliche berechtigte Gründe hat, die das Recht der betroffenen Person auf Einschränkung überwiegen.
- Betroffene Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, es sei denn, die EIB kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Betroffene Personen haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von der EIB zu erhalten und diese Daten einer/einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die EIB zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).
- Sofern ihre Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient, haben betroffene Personen das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Das Widerrufen der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
- Betroffene Personen haben das Recht, jederzeit eine Beschwerde bei der/dem Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu) einzureichen (Recht auf Beschwerde).
12. Kontakt
Wenn betroffene Personen Fragen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben oder eines der vorstehenden Rechte ausüben möchten, können sie das EIB-Institut unter institute@eib.org kontaktieren oder sich an den Datenschutzbeauftragten der EIB, Herrn Pelopidas Donos, wenden – entweder per E-Mail unter p.donos@eib.org oder unter der folgenden Adresse:
Hr. Pelopidas Donos
Europäische Investitionsbank
98-100, boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxembourg