Projets en phase de pré-instruction

Les plaintes ne sont pas admissibles au stade de la pré-instruction, mais les préoccupations qu'elles expriment sont néanmoins transmises au service compétent de la BEI.

Projets à l'instruction

À ce stade, la division Mécanisme des plaintes de la BEI i) veille à ce que les préoccupations exprimées par le plaignant soient dûment prises en considération et ii) s'efforce de prévenir toute future plainte pour les motifs exposés par le plaignant. Deux procédures peuvent être appliquées selon le cas.

Procédure standard : si le plaignant n'a pas eu la possibilité de présenter ses doléances au(x) service(s) compétent(s) de la BEI, la plainte est transmise à l'équipe chargée de l'instruction et clôturée. Le plaignant est informé que s'il estime, à la fin de la procédure d'instruction, que les préoccupations qu'il a exprimées n'ont pas été dûment prises en considération, il peut envisager de déposer une nouvelle plainte. La division Mécanisme des plaintes de la BEI effectuera le suivi interne de manière à s'assurer que les préoccupations exprimées ont été dûment prises en considération. L'équipe chargée de l'instruction devra tout au moins prendre contact avec le plaignant et examiner ses sujets de préoccupation.

Procédure exceptionnelle : si l'équipe qui réalise l'instruction estime qu'elle ne peut tenir compte des doléances exprimées par le plaignant ou si elle les a déjà examinées et juge qu'elle ne peut leur donner suite, la division Mécanisme des plaintes de la BEI peut décider de réaliser une évaluation initiale en collaboration avec les départements concernés au sein de la Banque. Cette évaluation, qui peut s'accompagner de recommandations, est envoyée au Comité de direction. Tout travail d'enquête ou toute médiation que devrait ensuite effectuer la division Mécanisme des plaintes de la BEI requerra l'aval du Comité de direction.

Projets dont le financement a été approuvé

Dès que le Comité de direction de la BEI a approuvé la proposition de financement, la procédure de traitement des plaintes en bonne et due forme peut être engagée.

Il convient de noter, que dans de nombreux cas, le projet approuvé est assorti de conditions que l'emprunteur doit avoir remplies avant que la BEI décaisse les fonds. Dans ces cas, la division Mécanisme des plaintes de la BEI travaille en collaboration avec les services concernés de la Banque afin d'assurer la coordination des travaux.