Ter bescherming van de belangen van personen die een klacht indienen, worden klachten die volgens de interne klachtenregeling van de EIB zijn ingediend vertrouwelijk behandeld, tenzij de indiener van de klacht heeft verzocht om een niet-vertrouwelijke behandeling. Klachten van personen die afstand hebben gedaan van hun recht op een vertrouwelijke behandeling worden samen met de conclusies van het Klachtenbureau van de EIB op de website van de EIB gepubliceerd.

Klachten kunnen persoonsgegevens bevatten die betrekking hebben op de indiener van de klacht of derden. Bij de verwerking van persoonsgegevens is de EIB gehouden aan Verordening 45/2001/EG. Indieners van klachten die afstand hebben gedaan van hun recht op een vertrouwelijke behandeling worden geacht aan de EIB de in artikel 5, sub d van Verordening 45/2001/EG bedoelde toestemming te hebben gegeven om de persoonsgegevens die mogelijk in de klacht zijn vervat volgens de openbare procedure in behandeling te nemen.

De toegang tot gegevens betreffende enig document in verband met de klacht geschiedt in overeenstemming met de bepalingen van het EIB-beleid inzake openbaarmaking van informatie.